KI-Automatisierung für kleine Betriebeund den Mittelstand.
KI-Automatisierung heißt: Wiederkehrende Abläufe wie Anfragen, Angebote und Belege laufen von allein, weil KI liest, einordnet und vorbereitet. OsAI baut das so, dass du an den wichtigen Stellen freigibst.
- 01 · Eingang
Neue WhatsApp von Karin Weber, mit Foto
- 02 · KI liestKundin: Karin WeberWaschtisch undichtWunsch: diese WocheFoto zugeordnet
- 03 · EntwurfAngebotsentwurf für Karin Weber
- Anfahrt
- Siphon und Dichtung tauschen
- Arbeitszeit ca. 1 Stunde
- 04 · Du gibst freiPrüfen & senden✓ FreigegebenAngebot an Karin Weber gesendet
Was ist KI-Automatisierung?
KI-Automatisierung ist die Verknüpfung wiederkehrender Geschäftsabläufe mit KI-Schritten, sodass Aufgaben von allein ablaufen, statt jedes Mal von Hand erledigt zu werden.
In einem Workflow übernimmt die KI meist drei Schritte:
Klassifikation: Anfragen, Dokumente und Belege landen in der richtigen Kategorie.
Datenextraktion: Name, Betrag, Datum und Adresse werden aus unstrukturiertem Text gelesen.
Antwort-Generierung: Entwürfe und Einträge werden vorbereitet, der Mensch gibt frei.
Mehr dazu
Ein Workflow nimmt eine eingehende Information auf, etwa eine E-Mail, ein Formular oder ein Dokument, und führt sie durch eine Kette von Schritten. Er schließt an die Werkzeuge an, die ein Betrieb ohnehin nutzt: Postfach, Tabellen, Buchhaltung, Kalender. Der Mensch bleibt an den kritischen Stellen im Spiel und gibt frei, was rausgeht. So wird aus repetitiver Klick-Arbeit ein Ablauf, der morgens schon erledigt ist.
KI-Automatisierung oder klassische Prozessautomatisierung?
Klassische Automatisierung folgt festen Regeln. KI-Automatisierung braucht es, wo die Eingabe unstrukturiert ist: E-Mails, Belege, Sprachnotizen. Am besten ist meist eine Kombination aus beidem.
Klassisch: feste Regeln
„Wenn das passiert, tu dies.“ Schnell, im Betrieb günstig und vorhersagbar, solange die Eingabe immer gleich aussieht.
KI: unstrukturierte Eingaben
Die KI liest den Inhalt und zieht die Angaben heraus. Weil KI sich irren kann, gibt an den kritischen Stellen ein Mensch frei.
Meist: beides kombiniert
Ein Werkzeug wie n8n erledigt die festen Schritte, die KI nur das Verstehen von Text. Das hält den Ablauf nachvollziehbar und im Betrieb günstig.
Wo KI-Automatisierung im Mittelstand greift.
Vier Bereiche, in denen OsAI bei mittelständischen Betrieben den größten Hebel sieht.
Angebots- & Rechnungs-Workflows
Aus der Anfrage wird ein vorbefülltes Angebot, aus dem Auftrag die Rechnung. Du gibst frei.
Kundenservice & Anfragen-Triage
Mails und Formulare werden sortiert, bekommen einen Antwort-Entwurf und landen bei der richtigen Person.
Datenpflege
KI gleicht Datensätze ab, ergänzt fehlende Felder aus dem Text und hält CRM und Tabellen sauber.
Termin- & Dokumenten-Prozesse
Terminanfragen werden vorbereitet, Dokumente automatisch abgelegt, benannt und zusammengefasst.
Von der Idee zum laufenden Workflow.
OsAI verbindet bewährte Werkzeuge mit KI, passend zu deinem Betrieb.
Basis sind n8n, Make.com und Zapier plus KI-Schritte (LLM-Integration, RAG), angebunden etwa an Postfach, Tabellen, Buchhaltung oder CRM.
Ablauf festlegen
Im Erstgespräch oder per KI-Potenzialcheck (10 Fragen) klärt OsAI, welcher Ablauf sich lohnt. Dazu gehört ein ehrliches „nicht jetzt“.
Festpreis, dann bauen
Festpreis und Skizze stehen vor Beginn fest, das erste Ergebnis zum vereinbarten Termin. Mehrere Abläufe: Implementation-Sprint (1–3 Wochen).
Messbar machen
Woran der Erfolg gemessen wird, legst du mit OsAI individuell fest, etwa Bearbeitungszeit oder eingesparte Stunden pro Woche.
Gemacht für inhabergeführte Mittelständler.
OsAI baut KI-Automatisierung für Betriebe ohne großen IT-Stab und ohne eigene Daten-Abteilung.
Ohne großes IT-Team
OsAI baut, bindet an deine Werkzeuge an und erklärt jeden Schritt.
Kein Konzern-Tool-Overkill
Keine schwere Enterprise-Plattform, nur der Ablauf, der dein Problem löst.
Erklärbar statt Blackbox
Du siehst, wo die KI entscheidet und wo der Mensch freigibt.
DSGVO-konform von Anfang an.
Automatisierung berührt fast immer personenbezogene Daten. Deshalb baut OsAI von Anfang an DSGVO-konform.
- Dein BetriebPostfach, Tabellen, Kalender
- bevorzugt EU oder lokalVerarbeitungKI liest und entwirft, wo es geht in der EU oder lokal
- Du gibst freian den wichtigen Stellen, bevor etwas rausgeht
- Geht rausan Kunden, in den Kalender, in die Buchhaltung
EU-Hosting oder lokale Modelle
Wo es geht, bleiben sensible Daten im europäischen Rechtsraum.
EU-SCC + AVV nach Art. 28 DSGVO
Wo US-Dienste nötig sind, werden EU-Standardvertragsklauseln und ein AVV nach Art. 28 DSGVO geschlossen.
Human-in-the-Loop
Bei kritischen Anwendungen entscheidet kein Modell allein, ein Mensch gibt frei.
Wie dein Festpreis entsteht
Was eine KI-Automatisierung kostet, hängt vor allem von vier Dingen ab:
Anzahl der Systeme und Schnittstellen
Postfach und Tabelle sind schneller verbunden als Warenwirtschaft, Kalender und Buchhaltung. Fehlt eine Schnittstelle, wird es aufwendiger.
Datenqualität
Saubere Preise, Kundendaten und Vorlagen beschleunigen. Verstreute Daten müssen erst geordnet werden.
Freigabeschritte
Jede Prüfstelle wird mitgebaut: Benachrichtigung, Prüfansicht, Korrekturweg.
Volumen
Hundert Vorgänge am Tag brauchen mehr Fehlerbehandlung und mehr KI-Aufrufe als zehn im Monat.
Den Festpreis bekommst du nach dem kostenlosen Erstgespräch (15 Min.), bevor die Arbeit beginnt.
Ob laufende KI-Kosten anfallen, steht vorher im Angebot. Alle Preise sind Endpreise (Kleinunternehmer nach § 19 UStG).
Häufige Fragen zur KI-Automatisierung.
Welche Prozesse lassen sich automatisieren?
Wiederkehrende Abläufe mit klarem Input und klarem Ergebnis: Angebote und Rechnungen, Kundenservice und Anfragen-Triage, Datenpflege, Termine und Dokumente. Faustregel: Kommt ein Schritt oft vor, lässt er sich beschreiben und ist heute Handarbeit, ist er ein Kandidat. Im KI-Potenzialcheck (10 Fragen) ordnet OsAI ein, welcher Ablauf bei dir den größten Hebel hat, und sagt ehrlich, wenn sich Automatisierung gerade nicht lohnt.
Was kostet KI-Automatisierung?
Den Festpreis bekommst du nach dem kostenlosen Erstgespräch (15 Min.), bevor die Arbeit beginnt. Er hängt vor allem davon ab, wie viele Systeme verbunden werden, wie sauber deine Daten sind und wo ein Mensch freigibt. Mehrere Abläufe laufen als Implementation-Sprint, der laufende Betrieb über den KI-Partner. Alle Preise sind Endpreise (Kleinunternehmer nach § 19 UStG).
Wie lange dauert die Umsetzung?
Bei einem einzelnen Ablauf legst du den Termin fürs erste Ergebnis vorher mit OsAI fest. Ein Implementation-Sprint mit mehreren Abläufen dauert 1–3 Wochen. Termine für Quickcheck und Workshop werden individuell abgestimmt. Das Tempo hängt vor allem davon ab, wie zugänglich deine Werkzeuge und Daten sind.
Arbeitet OsAI mit n8n?
Ja. n8n ist eines der Werkzeuge, mit denen OsAI Abläufe baut, neben Make.com und Zapier. n8n lässt sich auch selbst betreiben, etwa auf einem Server in der EU. Bei sensiblen Daten ist das oft die bessere Wahl. Make und Zapier laufen als fertige Cloud-Dienste: schnell eingerichtet, nach Nutzung abgerechnet. Welches Werkzeug passt, hängt von deinen vorhandenen Programmen ab.
Brauchen wir eine eigene IT?
Nein. OsAI ist für inhabergeführte Mittelständler ohne großes IT-Team gemacht. Die Workflows binden an die Werkzeuge an, die du ohnehin nutzt, etwa an Postfach, Tabellen, Buchhaltung oder CRM, und jeder Schritt wird so erklärt, dass dein Team damit arbeiten kann.
Wie sicher sind unsere Daten?
OsAI baut DSGVO-konform und bevorzugt EU-Hosting oder lokale Modelle, damit sensible Daten den europäischen Rechtsraum nicht verlassen. Wo US-Dienste nötig sind, werden EU-Standardvertragsklauseln und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Bei kritischen Anwendungen prüft ein Mensch und gibt frei, bevor etwas das Haus verlässt.
Setzt OsAI Automatisierungen auch vor Ort in Stuttgart und im Rems-Murr-Kreis um?
Ja. OsAI sitzt in Fellbach, direkt an der Stadtgrenze zu Stuttgart. Im Großraum Stuttgart und im Rems-Murr-Kreis kann der Ablauf vor Ort aufgenommen werden, denn man versteht ihn am besten dort, wo er passiert. Gebaut wird danach remote. Bundesweit läuft alles per Video, zu denselben Festpreisen.
Feierabend. Die Angebote sind vorbereitet, du gibst nur noch frei.
Symbolbild (KI)
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Potenzial prüfen.
Starte mit einem Gespräch oder dem KI-Potenzialcheck (10 Fragen).
Unverbindlich · Festpreis vor Beginn · Ergebnis-Termin vorab vereinbart