KI-Schulungspflicht 2026: Was Art. 4 AI Act verlangt

Ja, es gibt eine KI-Schulungspflicht — aber keine Pflicht zu einer bestimmten Schulung. Artikel 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 gilt seit dem 2. Februar 2025 für Betriebe, die KI beruflich einsetzen, auch wenn es „nur“ ChatGPT ist. Seit dem 27. Juli 2026 gilt er in abgeschwächter Fassung: Du musst Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz deiner Leute zu unterstützen, aber kein bestimmtes Niveau garantieren. Eine feste Stundenzahl oder ein Pflichtzertifikat gibt es nicht. Eine saubere Dokumentation ist dein bester Nachweis.

Was steht in Art. 4 der KI-Verordnung?

Die Verordnung spricht nicht von einer „Schulungspflicht“, sondern von KI-Kompetenz — deshalb liest du auch oft „KI-Kompetenzpflicht“. In der ursprünglichen Fassung, die seit dem 2. Februar 2025 gilt, heißt es:

Zu berücksichtigen sind dabei die technischen Kenntnisse, die Erfahrung und die Ausbildung der Personen, der Kontext, in dem die KI eingesetzt wird, und die Menschen, bei denen sie eingesetzt wird. Den vollständigen Text findest du auf EUR-Lex, dem offiziellen Rechtsportal der EU.

Was hat sich im Juli 2026 geändert?

Mit der Digital-Omnibus-Verordnung zur KI — Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit dem 27. Juli 2026 — hat die EU Artikel 4 neu gefasst. Absatz 1 lautet jetzt:

Aus „sicherstellen“ wurde „unterstützen“. Abgeschafft ist die Pflicht damit nicht: Du musst weiterhin aktiv Maßnahmen ergreifen, schuldest aber kein garantiertes Ergebnis für jede einzelne Person. Neu ist außerdem, dass Kommission und Mitgliedstaaten die Betriebe dabei unterstützen sollen, ausdrücklich auch kleine und mittlere Unternehmen. Die Kommission veröffentlicht dazu praktische Beispiele.

Wer ist von der KI-Schulungspflicht betroffen?

Art. 4 gilt für Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Anbieter entwickeln KI-Systeme und bringen sie unter eigenem Namen auf den Markt. Betreiber ist nach Art. 3 Nr. 4 der Verordnung, wer ein KI-System „in eigener Verantwortung verwendet“. Ausgenommen ist nur die persönliche, nicht berufliche Nutzung.

Für kleine Betriebe heißt das: Wer ChatGPT, Copilot oder ein anderes KI-Werkzeug für die Arbeit nutzt, ist in aller Regel Betreiber. Eine Mindestgröße gibt es nicht. Die Bundesnetzagentur schreibt in ihrem Hinweispapier, dass die Pflicht auch KI-Systeme wie Chatbots erfasst, „unabhängig von Wirtschaftszweig oder Organisationsgröße“. Mitgemeint sind:

• Dein Personal — alle Mitarbeitenden, die mit KI-Werkzeugen arbeiten, auch Teilzeitkräfte und Auszubildende.
• Andere Personen in deinem Auftrag — laut Hinweispapier etwa Auftragnehmer oder Dienstleister, die für dich mit KI arbeiten.

Wofür kleine Betriebe KI typischerweise einsetzen, zeigen die 10 Anwendungsfälle für den Mittelstand. Auch automatisierte Abläufe mit KI-Schritt gehören dazu, denn Menschen arbeiten mit ihren Ergebnissen — Beispiele für KI-Automatisierung. Prüf ehrlich, wer bei dir welche Werkzeuge für die Arbeit nutzt, auch ohne offizielle Freigabe.

Was heißt KI-Kompetenz in der Praxis?

Die Verordnung definiert den Begriff in Art. 3 Nr. 56: gemeint sind „die Fähigkeiten, die Kenntnisse und das Verständnis“, um „KI-Systeme sachkundig einzusetzen sowie sich der Chancen und Risiken von KI und möglicher Schäden, die sie verursachen kann, bewusst zu werden“.

Wie viel davon nötig ist, hängt vom Einsatz ab. Die ursprüngliche Fassung sprach von einem „ausreichenden Maß“. Die neue verzichtet auf das Wort, verlangt aber weiterhin, Kenntnisse, Erfahrung und Kontext zu berücksichtigen. Wer mit ChatGPT Social-Media-Texte entwirft, braucht etwas anderes als jemand, der KI bei Entscheidungen über Menschen einsetzt. Typische Inhalte für kleine Betriebe sind zum Beispiel:

• Wie KI-Werkzeuge arbeiten — und warum sie überzeugend klingende, aber falsche Antworten liefern können.
• Ergebnisse prüfen: KI-Texte, Zahlen und Zusammenfassungen nicht ungeprüft an Kunden oder in Angebote übernehmen.
• Datenschutz und Vertraulichkeit: welche Kunden-, Personal- und Firmendaten nicht in öffentliche KI-Werkzeuge gehören.
• Die eigenen Regeln: welche Werkzeuge im Betrieb erlaubt sind, wofür, und wer bei Unsicherheit entscheidet.
• Chancen erkennen: wo KI im eigenen Arbeitsalltag Zeit spart. Auch das gehört laut Definition zur Kompetenz.

Wie viele Stunden Schulung sind vorgeschrieben?

Keine. Die KI-Verordnung schreibt weder eine Stundenzahl noch ein Format vor. Laut Hinweispapier der Bundesnetzagentur zur KI-Kompetenz sind für Art. 4 nicht vorgeschrieben:

• formalisierte oder standardisierte Trainingsmaßnahmen,
• (externe) Zertifizierungen der Maßnahmen,
• ein eigener KI-Beauftragter,
• regelmäßige Vorabprüfungen der Maßnahmen durch Aufsichtsbehörden.

Möglich ist, was zum Betrieb passt: Selbstlernprogramme, Workshops, Schulungen oder mehrstufige Fortbildungen, intern oder extern. Die Entscheidung soll laut Hinweispapier „plausibel und nachvollziehbar“ sein. Das Papier stammt von Juni 2025, also aus der Zeit vor der Änderung. Die Neufassung verschärft keinen dieser Punkte.

Wie weist du KI-Kompetenz nach?

Ein gesetzlich vorgeschriebenes Nachweisdokument gibt es nicht. Die Bundesnetzagentur empfiehlt aber, die Maßnahmen gut zu dokumentieren, damit Organisationen „jederzeit nachweisen“ können, dass sie die Anforderungen erfüllen. Nach der Änderung ist genau das der Kern: Du zeigst, dass du Maßnahmen ergriffen hast. Das Hinweispapier nennt vier Grundsteine, ausdrücklich als Orientierung und nicht als gesetzliche Vorgabe:

Checkliste für deine Dokumentation:

• Liste der KI-Werkzeuge im Betrieb und wofür sie genutzt werden
• Wer damit arbeitet (Namen oder Rollen)
• Welche Risiken beim jeweiligen Einsatz bestehen, etwa Kundendaten oder Texte, die an Kunden gehen
• Welche Maßnahme stattgefunden hat: Art, Inhalte, Dauer, Datum
• Wer teilgenommen hat, zum Beispiel per Teilnahmeliste oder Teilnahme-Nachweis je Person
• Interne Regeln für den KI-Einsatz, falls vorhanden
• Wann und aus welchem Anlass aufgefrischt wird, etwa bei neuen Werkzeugen oder neuen Mitarbeitenden

Welche Rolle spielt die Bundesnetzagentur?

Seit dem 29. Juli 2026 ist die Bundesnetzagentur in Deutschland Marktüberwachungsbehörde, Anlaufstelle und Beschwerdestelle für die KI-Verordnung. Grundlage ist das KI-Marktüberwachungsgesetz (KI-MIG), das an diesem Tag in Kraft trat (Pressemitteilung der Bundesnetzagentur).

Ihr Hinweispapier ist ausdrücklich eine Orientierungshilfe und keine verbindliche Auslegung. Ein Satz daraus ist für Betriebe trotzdem wichtig: Ein Mangel an KI-Kompetenz kann als Verletzung der Sorgfaltspflicht angesehen werden, insbesondere wenn dadurch ein Schaden entsteht. Auch deshalb lohnt sich die Dokumentation.

Welche Missverständnisse gibt es zur KI-Schulungspflicht?

• „Wir sind zu klein, das betrifft uns nicht.“ Eine Mindestgröße gibt es nicht. Wer KI beruflich nutzt, ist Betreiber.
• „Die Pflicht wurde abgeschafft.“ Nein. Sie wurde im Juli 2026 abgeschwächt, nicht gestrichen. Maßnahmen ergreifen musst du weiterhin.
• „Ohne Zertifikat droht Ärger.“ Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Ein Teilnahme-Nachweis ist ein sinnvoller Beleg, aber kein Pflichtdokument.
• „Eine unterschriebene KI-Richtlinie reicht.“ Eine Richtlinie regelt, was erlaubt ist. Kompetenz entsteht dadurch allein kaum. Sinnvoll sind Regeln plus eine Maßnahme, die Wissen vermittelt.
• „Einmal geschult, für immer erledigt.“ Die Bundesnetzagentur empfiehlt, KI-Kompetenz regelmäßig aufzufrischen.
• „Das ist ein Thema für die IT.“ Betroffen ist, wer mit KI arbeitet: im Büro, im Vertrieb, in der Auftragsabwicklung.

Was solltest du jetzt tun?

1. Bestandsaufnahme: Welche KI-Werkzeuge nutzt wer im Betrieb, und wofür?
2. Risiken markieren: Wo fließen Kundendaten hinein, wo gehen Ergebnisse nach außen?
3. Passende Maßnahme wählen: kurze Einweisung, Workshop oder Schulung, je nach Einsatz und Vorwissen.
4. Dokumentieren: mit der Checkliste oben.
5. Auffrischung einplanen: spätestens bei neuen Werkzeugen oder neuen Leuten.

Wo dein Betrieb steht, zeigt der KI-Schulungs-Check. Ob neben Art. 4 weitere Pflichten aus dem EU AI Act für deinen Einsatz relevant sind, prüft der EU-AI-Act-Check. Und wenn du die Schulung nicht selbst aufsetzen willst: Die KI-Schulung von OsAI dauert einen halben Tag, ist für bis zu 10 Personen, vor Ort oder online, mit Teilnahme-Nachweis je Person — 890 €.

Häufige Fragen